Cel szkolenia

Szkolenie skierowane jest do osób, które na bieżąco organizują eventy, wydarzenia i imprezy oraz promują je w mediach społecznościowych i na innych kanałach.

Informacje organizacyjne

  • Terminy treningów ogłaszane są w miarę spływania zapytań.
  • Miasta, w których organizowane są szkolenia otwarte: Warszawa, Wrocław, Kraków, Katowice, Poznań, Gdańsk.
  • Szkolenia otwarte organizowane są we własnych salach lub w centrach biznesowych i hotelach, zlokalizowanych w ścisłych centrach głównych miast.

Metody pracy

W skład treningu wchodzą krótkie wykłady teoretyczne oraz dyskusje, case studies i ćwiczenia praktyczne. Dyskusje dotyczą bieżącej pracy nad organizacją eventów. Studia przypadków koncentrują się na problemach, które pojawiają się przy organizacji. Ćwiczenia mają postać rozmów ze sponsorami i podwykonawcami, toczonych w parach lub małych grupach. Po zakończeniu każdego z ćwiczeń uczestnicy otrzymują informację zwrotną na temat zaprezentowanych kompetencji, użytych technik oraz alternatywnych możliwości rozwiązania określonego problemu organizacyjnego.
Po zakończeniu szkolenia uczestnicy otrzymują certyfikaty, potwierdzające ukończenie treningu.

Plan treningu

Event, wydarzenie, impreza – po co je robimy

  • Definicja eventu. Czym jest event marketing?
  • Typy wydarzeń i ich charakterystyka.
  • Rola i znaczenie eventów w promocji organizacji i jej celów statutowych.
  • Podstawowe cele wydarzeń: po co są organizowane.
  • Grupa docelowa (target) eventu, czyli dla kogo robisz wydarzenie.

Praca event managera

  • Zakres obowiązków w pracy osoby odpowiedzialnej za eventy.
  • Kompetencje event managera: jakimi cechami powinien się wyróżniać.
  • Nabywanie wiedzy: skąd czerpać przydatne informacje w branży eventowej.

Przygotowanie i organizacja wydarzenia

  • Określenie celu wydarzenia (po co je robisz i co chcesz uzyskać).
  • Zdefiniowanie targetu (grupy docelowej) i możliwości dotarcia do tych ludzi z informacją o planowanym wydarzeniu.
  • Przygotowanie koncepcji wydarzenia w oparciu o wyznaczone cele.
  • Ustalenie daty i ewentualnej listy gości / prelegentów / uczestników. Jak wybrać najlepszy termin na nasze wydarzenie?
  • Stworzenie scenariusza (wstępnej agendy, briefu) eventu.

Zarządzanie projektem wydarzenia, dokumentacją i budżetem

  • Tworzenie zespołu organizującego i przydzielanie zadań jego członkom.
  • Dokumentacja eventu – plan operacyjny, harmonogram działań, agenda techniczna.
  • Budżetowanie i przygotowanie kosztorysu.
  • Podsumowanie projektu. Wybór sposobu mierzenia jego efektywności.
  • Programy ułatwiające nadzór nad projektem eventowym.

Współpraca z najemcami i podwykonawcami

  • Sposoby wyszukiwania i weryfikacji najemców i podwykonawców. Nad czym się skupiać, przeglądając opinie i referencje.
  • Tworzenie zapytań ofertowych i briefowanie podwykonawcy.
  • Bieżąca komunikacja z podwykonawcami.

Lokalizacja, catering, bieżąca obsługa

  • Gdzie i jak szukać lokalizacji pod wydarzenia? Czym się kierować przy wyborze oferty.
  • Na co zwracać uwagę wybierając lokalizację – czy ważne jest tylko położenie i standard?
  • Catering, czyli kiedy i czym karmimy osoby w trakcie eventu. Formy serwowania cateringu.
  • Instruktorzy, hostessy, animatorzy – skąd ich brać i jak zatrudniać najlepszych.

Temat i główne atrakcje eventu

  • Wydarzenie i jego rola – dlaczego niektórym eventom łatwiej przyciągnąć publikę.
  • Gwiazdy i konferansjerzy – kogo wybrać i za ile?
  • Dopasowanie atrakcji do grupy docelowej i charakteru wydarzenia.

Technika i scenografia – budzimy emocje

  • Wizja – projektory, ekrany, plazmy, monitory, multimedia itd.
  • Scena i scenografia – konstrukcje, podesty, zadaszenia itd.
  • Dźwięk – nagłośnienie estradowe i konferencyjne, rodzaje mikrofonów itd.
  • Światło – oświetlenie konferencyjne, sceniczne i architektoniczne itd.
  • Efekty specjalne – systemy interaktywne, kurtyny wodne, mapping 3D itd.

O czym jeszcze musisz pomyśleć

  • Dokumentacja foto i wideo.
  • Zabezpieczenie eventu plenerowego – ochrona, ekipy porządkowe i medyczne.
  • Wykorzystanie wizerunku, prawa autorskie i ZAiKS.
  • Rejestracja uczestników wydarzenia.

Techniki promocji eventów

  • Planowanie działań promocyjnych: określenie grupy docelowej i dróg dotarcia.
  • Ustalenie całkowitego budżetu przeznaczonego na promocję wydarzenia.
  • Opracowanie listy mediów, w których będą podejmowane działania promocyjne.
  • Bieżące działania: informacje na stronie i w social media.
  • Ocena skuteczności podjętych działań.