Korzyści ze szkolenia

W trakcie szkolenia uczestnik pozna:

  • zasady sprawnej organizacji czasu pracy, które ułatwiają bieżące zarządzanie biurem,
  • reguły efektywnej komunikacji i budowania dobrej relacji z przełożonym,
  • techniki obsługi klienta zewnętrznego i wewnętrznego,
  • zasady etykiety biznesu oraz budowania wizerunku profesjonalnego asystenta / office managera.

Adresaci

  • Sekretarki, asystenci lub asystentki, osoby pracujące na stanowisku office managera lub na bieżąco zarządzające pracą biura.
  • Osoby, które mają zamiar rozpocząć pracę w roli sekretarki, asystenta lub office managera.

Informacje organizacyjne

Najbliższe szkolenie otwarte:

  • Opole, 21-22 marca 2019.
  • W przypadku zgłoszenia się osób zainteresowanych, szkolenie może zostać zorganizowane również w Katowicach, Łodzi i Wrocławiu.
  • Szkolenia otwarte organizowane są we własnych salach lub w centrach biznesowych i hotelach, zlokalizowanych w ścisłych centrach głównych miast.

Koszt udziału 1 uczestnika w szkoleniu otwartym (2 dni, 16 godzin):

  • 1290 zł netto / 1586,70 zł brutto.
  • Cena szkolenia otwartego zawiera koszt przerw kawowych i lunchów.
  • Przy większej liczbie uczestników cena do negocjacji.

Koszt szkolenia zamkniętego na miejscu w firmie
(na terenie całego kraju, termin do uzgodnienia):

  • Wycena indywidualna w zależności od terminu, liczby uczestników i lokalizacji inwestora.

Program treningu

Zarządzanie biurem i pracą biura – kto się tym zajmuje

  • Office manager – charakterystyka stanowiska.
  • Rola osoby zarządzającej biurem i komunikacją przełożonego (sekretarki, asystentki, asystenta) w firmie – przykłady.
  • Sekretarka jako firewall i społeczny interface szefa i jako kanał komunikacyjny szefa z podwładnymi.
  • Idealna sekretarka – jakie ma cechy i nad czym powinna pracować.

Marka własna sekretarki / office managera

  • Wygląd i prezencja osoby odpowiadającej za biuro – co mówi światu o firmie i przełożonym. Jak powinna wyglądać idealna sekretarka.
  • Mowa ciała i komunikacja niewerbalna oraz ogół zachowań komunikacyjnych.
  • Słownictwo i sposób mówienia: ton głosu i intonacja.
  • Budowanie wizerunku przez telefon
  • Sekretarka jako ekspert i autorytet dla współpracowników
  • Wizerunek poza pracą na portalach społecznościowych itp. – na co należy uważać
  • Wpływ wizerunku osoby prowadzącej biuro na wizerunek firmy

Savoir vivre w pracy sekretarki / asystentki

  • Normy zachowania w pracy sekretarki: etykieta zawodowa
  • Witanie osób umówionych i nieumówionych z szefem
  • Zasady witania osoby z zewnątrz i łączenia telefonów z zewnątrz
  • Uśmiech, sposób bycia i sztuka nawiązywania dobrego kontaktu
  • Odmawianie osobom, których nie można połączyć lub umówić z szefem – przykładowe techniki

Zarządzanie czasem – swoim i przełożonego

  • Wprowadzenie do zarządzania zadaniami i organizacji czasu pracy
  • Organizery – elektroniczne i tradycyjne – w pracy asystentki
  • Sztuka identyfikowania priorytetów i właściwej priorytetyzacji tego, czym zajmie się przełożony
  • Wspieranie szefa w realizacji bieżących zadań
  • Podstawy zarządzania projektami

Komunikacja i asertywność w pracy asystentki

  • Asystentka jako ważne ogniwo w komunikacji firmowej
  • Odbieranie, przyjmowanie i przekazywanie informacji
  • Dyplomacja i budowanie właściwych komunikatów do określonych odbiorców
  • Asertywność i sztuka odmawiania w pracy sekretarki
  • Style komunikacji i sposoby ich użycia

Współpraca i komunikacja z przełożonym

  • ustalenie warunków współpracy
  • każdy szef jest inny – zbadanie stylu pracy przełożonego i jego oczekiwań
  • komunikacja z szefem – przykłady dobrych i mniej dobrych praktyk
  • dostosowanie modelu współpracy do osobowości i stylu działania szefa
  • polityka prywatności i ochrony danych w pracy asystentki

Współpraca z innymi osobami w firmie

  • Delegowanie zadań i komunikacja tego, co ma być zrobione
  • Przekazywanie informacji do szefa i od szefa
  • Informacje zwrotne otoczenia na temat sekretarki i przełożonego – jak na nie reagować
  • Plotki i inne problemy w komunikacji wewnętrznej

Organizacja i uczestnictwo w spotkaniach

  • Spotkania wewnętrzne firmowe – ich rola dla organizacji
  • Sekretarka jako organizator spotkania – co należy robić i kogo zaprosić
  • Asystentka gospodarza spotkania lub imprezy firmowej: od witania uczestników do zarządzania czasem
  • Udział wraz z przełożonym w spotkaniu – zadania sekretarki
  • Reprezentowanie szefa lub firmy na spotkaniu na zewnątrz
  • Protokoły, notatki i podsumowania spotkań

Organizacja konferencji i podroży służbowych

  • Planowanie podróży służbowych, zestawianie połączeń i noclegów: rola preferencji szefa i ograniczeń budżetowych.
  • O czym należy pamiętać organizując wyjazd?
  • Rezerwacje noclegów – zasady skutecznej komunikacji z hotelami.
  • Rozliczanie podroży służbowych – o czym trzeba pamiętać.

Przygotowanie prezentacji Power Point dla szefa

  • Cechy dobrej prezentacji dla przełożonego.
  • Zbieranie danych do prezentacji.
  • Zasady tworzenia prezentacji Power Point: kolejność pisania slajdów.
  • Zarządzanie czasem – kiedy szef powinien dostać prezentację, by zdążył się spokojnie przygotować.
  • Przykłady dobrze zrobionych, atrakcyjnych prezentacji.

Trudne sytuacje w pracy asystentki:

  • Plotki, pogłoski i konflikty. Praca sekretarki a panowanie nad własnymi emocjami.
  • Komunikacja z szefem – pułapki i trudności.
  • Relacje interpersonalne i trudni interesanci – jak sobie z nimi radzić?
  • Wpadki, nieporozumienia i błędy – wytyczne postępowania.