Spis treści
Korzyści ze szkolenia
W trakcie szkolenia uczestnik pozna i przećwiczy:
- techniki zarządzania czasem i zadaniami,
- schematy szybkiego reagowania na pilne wyzwania i podejmowania decyzji pod presją czasu,
- sposoby unikania czynników stresogennych i zapobiegania sytuacjom, w których stres może uniemożliwić wykonanie zadania w ściśle określonym czasie.
Adresaci
- Osoby, które czują, że nie radzą sobie z zadaniami, które wykonują pod presją czasu.
- Osoby, które marzą o tym, by stać się osobą sumienną, punktualną i systematyczną.
- Osoby, które chcą zacząć się na bieżąco wyrabiać z terminami lub choćby złapać wytchnienie w życiu prywatnym i zawodowym.
- Osoby, które pragną opanować zasady i techniki skutecznego planowania i priorytetyzowania prowadzonych projektów.
- Osoby, które chcą nauczyć się, jak wzbudzać w sobie motywację do wykonywania trudnych i nieprzyjemnych zadań.
Informacje organizacyjne
- Terminy treningów ogłaszane są w miarę spływania zapytań.
- Miasta, w których organizowane są szkolenia otwarte: Warszawa, Wrocław, Kraków, Katowice, Poznań, Gdańsk.
- Szkolenia otwarte organizowane są we własnych salach lub w centrach biznesowych i hotelach, zlokalizowanych w ścisłych centrach głównych miast.
Koszt udziału 1 uczestnika w szkoleniu otwartym (2 dni, 16 godzin):
- 1400 zł netto / 1722 zł brutto.
- Cena szkolenia otwartego obejmuje koszt przerw kawowych i lunchów.
- Przy większej liczbie uczestników cena do negocjacji.
Koszt dwudniowego (16 h) szkolenia zamkniętego na miejscu w firmie
(na terenie całego kraju, termin do uzgodnienia):
- 4800 zł netto / 5904 zł brutto za cały trening – bez względu na liczbę uczestników,
- Przy grupach poniżej 10 osób – rabat 15 procent.
- Dla zleceń powyżej 2 dni – dodatkowe rabaty.
Przebieg treningu i metody pracy
Szkolenie składa się z części teoretycznej (krótkie wykłady z zakresu teorii zarządzania czasem, projektami i zadaniami oraz psychologii emocji i motywacji) oraz treningu praktycznego (min. 60 proc. czasu szkolenia).
Trening ma formę intensywnych warsztatów, w trakcie których uczestnicy uczą się, jak optymalnie planować czas własnej pracy oraz terminowo realizować zaplanowane zadania. Metodą pracy są tu przede wszystkim ćwiczenia grupowe i indywidualne, gry, symulacje, autoopis i studium przypadku. W końcowej części treningu uczestnicy poznają również skuteczne systemy automotywacji i samonagradzania, ułatwiające mobilizowanie się do wykonywania mniej przyjemnych zadań.
Plan szkolenia
Zarządzanie czasem i zadaniami – podstawy teoretyczne
- Ekonomiczne podejście do czasu: na czym polega optymalna organizacja czasu?
- Podstawowe strategie i metody w zarządzaniu czasem i zadaniami.
- Rola i znaczenie optymalnego gospodarowania czasem:
- Jakie korzyści biznesowe przynosi efektywne wykorzystanie czasu.
- Społeczne i międzyludzkie implikacje punktualności i systematyczności.
Analiza dotychczasowego sposobu organizowania czasu
- Moje aktywności w ciągu dnia – na co poświęcam najwięcej czasu, na co go marnotrawię, z czym się nie wyrabiam, z jakimi zadaniami i aktywnościami mam problemy.
- Określenie warunków idealnych: co chciałbym zmienić w moim planowaniu zadań i sposobie pracy.
- Motywacja – czego mi brakuje, by motywować się do właściwego zarządzania zadaniami i ich realizacją.
Wyznaczanie celów i priorytetów
- Cel, czyli po co robisz to, co robisz.
- Właściwie wyznaczony cel jako główny warunek skuteczności działania: dlaczego zawsze powinieneś myśleć o tym, co ci przyniesie dane działanie.
- Cele jako wyrazy potrzeb, które mamy w życiu: piramida Maslowa i inne ujęcia psychobiologiczne.
- System definiowania celów jako klucz do skutecznego zarządzania zadaniami.
- Wyznaczanie celów do realizacji.
- Definiowanie celów w życiu i pracy.
- Kontrola zasadności zaplanowanych celów: analiza S.M.A.R.T.
- Ocena adekwatności celów: reguła Pareto i metoda ABC.
- Podział celów na krótko- i długoterminowe (perspektywiczne).
- Wstępne szacowanie kosztu i czasu realizacji celu.
- Jak ustalać priorytety: analiza i hierarchizacja celów.
- Priorytetyzacja celów i zadań techniką AAA. Techniki ustalania wagi realizowanego działania.
- Względna ważność i pilność działania na tle innych zadań: macierz Eisenhowera.
- Rola wyznaczania właściwych priorytetów: analiza dotychczasowych strategii ich określania, wypracowanie metod jej poprawy.
Planowanie realizacji celów
- Podział celów na zadania.
- Wstępne określenie ram czasowych celu i działań, które mają do niego doprowadzić: strategia Vonneguta.
- Cel jako projekt do realizacji. Podział projektu na zadania.
- Struktura podziału pracy (WBS) przy realizacji konkretnych zadań. Zasady tworzenia poprawnego WBS.
- Ćwiczenie: tworzenie przykładowego WBS.
- Planowanie realizacji stworzonego projektu.
- Czasowy i personalny podział zadań: harmonogram Gannta.
- Etapy tworzenia wykresu Gannta.
- Zdefiniowanie ilości czasu, potrzebnego na każde z zadań: metoda ALPEN.
- Praca z kalendarzem w procesie planowania: planowanie w perspektywie miesięcy, tygodni, dni i godzin.
- Psychologia planowania.
- Planowanie szczegółowe i przez rozbicie obowiązków.
- Jak planować kolejność działań, by uniknąć prokrastynacji i marnotrawienia czasu.
- Wyznaczanie terminów i sankcji za ich niedotrzymanie (walka z prokrastynacją).
- Organizacja dnia w pracy.
- Dlaczego pora ma znaczenie: krzywa sprawności umysłowej i jej wpływ na nasze działania.
- Kolejność zadań i jej wpływ na naszą motywację.
- Ekonomia planowania – jak sprawić, by nie zajmowało ono więcej czasu, niż wykonanie zadania.
Realizacja zaplanowanych zadań
- Jak realizować to, co zaplanowaliśmy: techniki automotywacji.
- Praca pod presją czasu – wpływ adrenaliny na szybkość i jakość wykonania zadania.
- Jak zabrać się do wyzwań bez adrenaliny – sztuczki z motywowaniem samego siebie.
- System kar i nagród – jak wybrać odpowiedni i co zrobić, by się sprawdził.
- Podejście behawioralno-poznawcze (zmiana schematów myślenia i reagowania) w motywowaniu siebie.
- Kontrola postępu prac przy realizowaniu projektu.
- Gannt jako metoda sprawdzania stopnia zaawansowania prac i zrealizowania budżetu.
- Inne metody kontroli czasu.
Czynniki utrudniające zarządzanie sobą w czasie
- Bariery psychologiczne, czyli które poglądy i przyzwyczajenia powinniśmy zmienić.
- Rozpraszacze w pracy (internet, współpracownicy itp.).
- Jak zidentyfikować własnych „złodziei czasu”.
- Metody zwiększania sumienności poprzez eliminację dystraktorów (czynników rozpraszających).
- Sposoby radzenia sobie z dystraktorami wewnętrznymi. Rola właściwego systemu „nagród”.
- Techniki i metody radzenia sobie z dystraktorami zewnętrznymi (inni ludzie, media, internet).
- Odwlekanie. Osobowościowe uwarunkowania skłonności do odsuwania zadania w czasie (nerwowość, osobowość typu A) i sposoby radzenia sobie z nimi.
- Delegowanie i monitoring. Rozliczanie siebie i innych z wykonanych zadań.
Stres i jego wpływ na produktywność.
- Praca pod presją czasu – wpływ adrenaliny na szybkość i jakość wykonania zadania.
- Nadmiar stresu jako czynnik utrudniający skuteczne zarządzanie czasem.
- Przyczyny stresu w życiu zawodowym: terminy, niepewność jutra, emocje.
- Konflikty, ich wpływ na gospodarowanie czasem
- Trudne sytuacje międzyludzkie a zarządzanie czasem – jak godzić jedno z drugim.
- Trudności i konflikty oraz sposoby ich rozładowania.
- Inne pozazadaniowe stresory w pracy – jak sobie z nimi radzić.
- Asertywność – jak nie tracić czasu na nieważne rzeczy, o które proszą nas inni, i nie stresować się odmawianiem.
Sytuacje specjalne
- Zarządzanie czasem w warunkach kryzysowych.
- Organizacja czasu w trakcie spotkania roboczego. Rola agendy.
Plan zmiany osobistej (ćwiczenia i praca własna uczestników)
- Jak podnieść swoją efektywność w zakresie planowania i organizacji pracy – podstawowe reguły.
- Tworzenie własnych list celów. Wyznaczanie priorytetów.
- Planowanie dnia pracy: aktywność indywidualna uczestników. Dodatkowe uwagi i wskazówki dotyczące praktycznego planowania wybranych aktywności.
- Planowanie i prowadzenie spotkań w zgodzie z zasadami gospodarowania czasem – przygotowanie przykładowego meetingu.
- Wprowadzanie planu w życie.
- Hierarchia zmian: co i od kiedy wprowadzam w życie i jak to potem kontroluję.
- Długofalowa zmiana nawyków życiowych – najskuteczniejsze strategie działania.
- Programowanie swoich przyszłych działań w zgodzie z zasadami zarządzania czasem.