Korzyści uczestnika
Szkolenie skierowane jest do osób na stanowisku sekretarki, asystentki lub osoby zarządzającej biurem, które chcą poznać sekrety skutecznych i odnoszących sukcesy osób na tych stanowiskach, jak również rozszerzyć swe kompetencje z zakresu savoir vivre’u, komunikacji, funkcjonowania w organizacji oraz zarządzania czasem swoim i szefa.
W trakcie szkolenia uczestnik pozna:
- zasady sprawnej organizacji czasu pracy, które ułatwiają bieżące zarządzanie biurem,
- reguły efektywnej komunikacji i budowania dobrej relacji z przełożonym,
- techniki obsługi klienta zewnętrznego i wewnętrznego,
- zasady etykiety biznesu oraz budowania wizerunku profesjonalnego asystenta / office managera.
Metody pracy
W skład treningu wchodzą krótkie wykłady teoretyczne (na temat zasad w pracy sekretarki, zarządzania czasem i technik asertywności) oraz ćwiczenia praktyczne. Ćwiczenia mają postać rozmów z klientami lub interesantami, toczonych w parach lub małych grupach. Po zakończeniu każdego z ćwiczeń uczestnicy otrzymują informację zwrotną na temat zaprezentowanych kompetencji, użytych technik oraz alternatywnych możliwości rozwiązania problemu lub zakończenia rozmowy. Dodatkowo omawiane jest zastosowanie technik asertywności, które pomoże szkolonym uporać się w sytuacjach kontaktu z trudnym lub próbującym coś uzyskać rozmówcą.
Plan treningu
Zarządzanie biurem i pracą biura – kto się tym zajmuje
- Office manager – charakterystyka stanowiska.
- Rola osoby zarządzającej biurem i komunikacją przełożonego (sekretarki, asystentki, asystenta) w firmie – przykłady.
- Sekretarka jako firewall i społeczny interface szefa i jako kanał komunikacyjny szefa z podwładnymi.
- Idealny office manager – jakie ma cechy i nad czym powinien pracować.
- Znajomość języków obcych i wiedza merytoryczna w pracy sekretarki.
Marka własna sekretarki / office managera
- Wygląd i prezencja osoby odpowiadającej za biuro – co mówi światu o firmie i przełożonym. Jak powinna wyglądać idealna sekretarka.
- Mowa ciała i komunikacja niewerbalna oraz ogół zachowań komunikacyjnych.
- Słownictwo i sposób mówienia: ton głosu i intonacja, zwłaszcza w komunikacji przez telefon.
- Sekretarka jako ekspert i autorytet dla współpracowników.
- Wizerunek poza pracą na portalach społecznościowych itp. – na co należy uważać.
- Wpływ wizerunku osoby prowadzącej biuro na wizerunek firmy.
Savoir vivre w pracy sekretarki / asystentki
- Normy zachowania w pracy sekretarki wobec przełożonego i współpracowników.
- Witanie osób umówionych i nieumówionych z szefem. Zasady witania osoby z zewnątrz i łączenia telefonów z zewnątrz.
- Odmawianie osobom, których nie można połączyć lub umówić z szefem – przykładowe techniki.
Zarządzanie czasem – swoim i przełożonego
- Organizacja pracy biura przy użyciu technik zarządzania zadaniami i organizacji czasu pracy.
- Zarządzanie czasem szefa. Sztuka identyfikowania priorytetów i właściwej priorytetyzacji tego, czym zajmie się przełożony.
- Organizery – elektroniczne i tradycyjne w pracy asystentki. Przykłady użytecznych programów.
Office manager – jego komunikacja i asertywność
- Osoba zarządzająca biurem jako ważne ogniwo w komunikacji firmowej.
- Zarządzanie biurem w aspekcie selekcji informacji dla przełożonego.
- Asertywność i sztuka odmawiania w pracy sekretarki.
Współpraca i komunikacja z przełożonym
- Pierwsze dni na stanowisku sekretarki / asystenta. Ustalenie warunków współpracy.
- Każdy szef jest inny – styl pracy przełożonego i jego oczekiwania a wzorce współpracy z asystentem.
- Codzienna komunikacja z przełożonym – przykłady dobrych i mniej dobrych praktyk.
- Dostosowanie modelu współpracy do osobowości i stylu działania osób wyżej w hierarchii.
- Przepływ informacji w biurze: o czym możesz powiedzieć szefowi, a o czym musisz.
- Polityka prywatności i ochrony danych w pracy: zarządzanie biurem a RODO.
Współpraca z innymi osobami w firmie
- Delegowanie zadań i komunikacja tego, co ma być zrobione, także osobom z innych działów.
- Przekazywanie niewygodnych informacji od przełożonego.
- Informacje zwrotne otoczenia na temat sekretarki i przełożonego – jak na nie reagować.
- Plotki i inne problemy w komunikacji wewnętrznej.
Organizacja spotkań, konferencji i podróży służbowych
- Spotkania wewnętrzne w firmie – jaką rolę spełnia na nich office manager.
- Sekretarka gospodarza jako organizator spotkania – co należy robić i kogo zaprosić.
- Organizacja imprez firmowych: od koordynacji przygotowań do zarządzania przebiegiem wydarzenia.
- Planowanie podróży służbowych, zestawianie połączeń i noclegów: od polityki firmy do ograniczeń budżetowych.
- Rezerwacje noclegów – zasady skutecznej komunikacji z hotelami.
- Rozliczanie podroży służbowych – o czym trzeba pamiętać.
Trudne sytuacje w pracy sekretarki i bieżącym zarządzaniu biurem:
- Plotki, intrygi, konflikty. Praca sekretarki a panowanie nad własnymi emocjami.
- Relacje interpersonalne i szczególnie trudni interesanci – jak sobie z nimi radzić?
- Wpadki, nieporozumienia i błędy – wytyczne postępowania.
Adresaci
- Sekretarki, asystenci lub asystentki, osoby pracujące na stanowisku office managera lub mające w zakresie obowiązków zarządzanie biurem.
- Osoby, które mają zamiar rozpocząć pracę w roli sekretarki, asystenta lub office managera.
Organizacja
Miejsca i terminy szkoleń:
- Terminy treningów ogłaszane są w miarę spływania zapytań.
- W przypadku zgłoszenia się osób zainteresowanych, szkolenie może zostać zorganizowane w Warszawie, Krakowie, Poznaniu, Gdańsku, Katowicach, Łodzi i Wrocławiu.
- Szkolenia otwarte organizowane są we własnych salach lub w centrach biznesowych i hotelach, zlokalizowanych w ścisłych centrach głównych miast.
- 1890 zł + 23% VAT
- Cena szkolenia otwartego zawiera koszt przerw kawowych i lunchów.
- Przy większej liczbie uczestników cena do negocjacji.
- Wycena indywidualna w zależności od terminu, liczby uczestników i lokalizacji Klienta.