Zarządzanie biurem – trening dla sekretarek i office-managerów

Szkolenie skierowane jest do osób na stanowisku sekretarki, asystentki lub osoby zarządzającej biurem, które chcą poznać sekrety skutecznych i odnoszących sukcesy osób na tych stanowiskach, jak również rozszerzyć swe kompetencje z zakresu savoir vivre’u, komunikacji, funkcjonowania w organizacji oraz zarządzania czasem swoim i szefa.

W trakcie szkolenia uczestnik pozna:

• zasady sprawnej organizacji czasu pracy, które ułatwiają bieżące zarządzanie biurem,
• reguły efektywnej komunikacji i budowania dobrej relacji z przełożonym,
• techniki obsługi klienta zewnętrznego i wewnętrznego,
• zasady etykiety biznesu oraz budowania wizerunku profesjonalnego asystenta / office managera.

W skład treningu wchodzą krótkie wykłady teoretyczne (na temat zasad w pracy sekretarki, zarządzania czasem i technik asertywności) oraz ćwiczenia praktyczne. Ćwiczenia mają postać rozmów z klientami lub interesantami, toczonych w parach lub małych grupach. Po zakończeniu każdego z ćwiczeń uczestnicy otrzymują informację zwrotną na temat zaprezentowanych kompetencji, użytych technik oraz alternatywnych możliwości rozwiązania problemu lub zakończenia rozmowy. Dodatkowo omawiane jest zastosowanie technik asertywności, które pomoże szkolonym uporać się w sytuacjach kontaktu z trudnym lub próbującym coś uzyskać rozmówcą.

Zarządzanie biurem i pracą biura – kto się tym zajmuje

• Office manager – charakterystyka stanowiska.
• Rola osoby zarządzającej biurem i komunikacją przełożonego (sekretarki, asystentki, asystenta) w firmie – przykłady.
• Sekretarka jako firewall i społeczny interface szefa i jako kanał komunikacyjny szefa z podwładnymi.
• Idealny office manager – jakie ma cechy i nad czym powinien pracować.
• Znajomość języków obcych i wiedza merytoryczna w pracy sekretarki.

Marka własna sekretarki / office managera

• Wygląd i prezencja osoby odpowiadającej za biuro – co mówi światu o firmie i przełożonym. Jak powinna wyglądać idealna sekretarka.
• Mowa ciała i komunikacja niewerbalna oraz ogół zachowań komunikacyjnych.
• Słownictwo i sposób mówienia: ton głosu i intonacja, zwłaszcza w komunikacji przez telefon.
• Sekretarka jako ekspert i autorytet dla współpracowników.
• Wizerunek poza pracą na portalach społecznościowych itp. – na co należy uważać.
• Wpływ wizerunku osoby prowadzącej biuro na wizerunek firmy.

Savoir vivre w pracy sekretarki / asystentki

• Normy zachowania w pracy sekretarki wobec przełożonego i współpracowników.
• Witanie osób umówionych i nieumówionych z szefem. Zasady witania osoby z zewnątrz i łączenia telefonów z zewnątrz.
• Odmawianie osobom, których nie można połączyć lub umówić z szefem – przykładowe techniki.

Zarządzanie czasem – swoim i przełożonego

• Organizacja pracy biura przy użyciu technik zarządzania zadaniami i organizacji czasu pracy.
• Zarządzanie czasem szefa. Sztuka identyfikowania priorytetów i właściwej priorytetyzacji tego, czym zajmie się przełożony.
• Organizery – elektroniczne i tradycyjne w pracy asystentki. Przykłady użytecznych programów.

Office manager – jego komunikacja i asertywność

• Osoba zarządzająca biurem jako ważne ogniwo w komunikacji firmowej.
• Zarządzanie biurem w aspekcie selekcji informacji dla przełożonego.
• Asertywność i sztuka odmawiania w pracy sekretarki.

Współpraca i komunikacja z przełożonym

• Pierwsze dni na stanowisku sekretarki / asystenta. Ustalenie warunków współpracy.
• Każdy szef jest inny – styl pracy przełożonego i jego oczekiwania a wzorce współpracy z asystentem.
• Codzienna komunikacja z przełożonym – przykłady dobrych i mniej dobrych praktyk.
• Dostosowanie modelu współpracy do osobowości i stylu działania osób wyżej w hierarchii.
• Przepływ informacji w biurze: o czym możesz powiedzieć szefowi, a o czym musisz.
• Polityka prywatności i ochrony danych w pracy: zarządzanie biurem a RODO.

Współpraca z innymi osobami w firmie

• Delegowanie zadań i komunikacja tego, co ma być zrobione, także osobom z innych działów.
• Przekazywanie niewygodnych informacji od przełożonego.
• Informacje zwrotne otoczenia na temat sekretarki i przełożonego – jak na nie reagować.
• Plotki i inne problemy w komunikacji wewnętrznej.

Organizacja spotkań, konferencji i podróży służbowych

• Spotkania wewnętrzne w firmie – jaką rolę spełnia na nich office manager.
• Sekretarka gospodarza jako organizator spotkania – co należy robić i kogo zaprosić.
• Organizacja imprez firmowych: od koordynacji przygotowań do zarządzania przebiegiem wydarzenia.
• Planowanie podróży służbowych, zestawianie połączeń i noclegów: od polityki firmy do ograniczeń budżetowych.
• Rezerwacje noclegów – zasady skutecznej komunikacji z hotelami.
• Rozliczanie podroży służbowych – o czym trzeba pamiętać.

Trudne sytuacje w pracy sekretarki i bieżącym zarządzaniu biurem:

• Plotki, intrygi, konflikty. Praca sekretarki a panowanie nad własnymi emocjami.
• Relacje interpersonalne i szczególnie trudni interesanci – jak sobie z nimi radzić?
• Wpadki, nieporozumienia i błędy – wytyczne postępowania.

• Sekretarki, asystenci lub asystentki, osoby pracujące na stanowisku office managera lub mające w zakresie obowiązków zarządzanie biurem.
• Osoby, które mają zamiar rozpocząć pracę w roli sekretarki, asystenta lub office managera.

Miejsca i terminy szkoleń:

• Terminy treningów ogłaszane są w miarę spływania zapytań.
• W przypadku zgłoszenia się osób zainteresowanych, szkolenie może zostać zorganizowane w Warszawie, Krakowie, Poznaniu, Gdańsku, Katowicach, Łodzi i Wrocławiu.
• Szkolenia otwarte organizowane są we własnych salach lub w centrach biznesowych i hotelach, zlokalizowanych w ścisłych centrach głównych miast.

Koszt udziału 1 uczestnika w szkoleniu otwartym (2 dni, 16 godzin, grupa do 10 uczestników):

• 1890 zł + 23% VAT
• Cena szkolenia otwartego zawiera koszt przerw kawowych i lunchów.
• Przy większej liczbie uczestników cena do negocjacji.

Koszt dwudniowego (16 h) szkolenia zamkniętego na miejscu w firmie (na terenie całego kraju, termin do uzgodnienia):

• Wycena indywidualna w zależności od terminu, liczby uczestników i lokalizacji Klienta.