Korzyści ze szkolenia

W trakcie szkolenia uczestnik pozna:

  • zasady sprawnej organizacji czasu pracy, które ułatwiają bieżące zarządzanie biurem,
  • reguły efektywnej komunikacji i budowania dobrej relacji z przełożonym,
  • techniki obsługi klienta zewnętrznego i wewnętrznego,
  • zasady etykiety biznesu oraz budowania wizerunku profesjonalnego asystenta / office managera.

Adresaci

  • Sekretarki, asystenci lub asystentki, osoby pracujące na stanowisku office managera lub mające w zakresie obowiązków zarządzanie biurem.
  • Osoby, które mają zamiar rozpocząć pracę w roli sekretarki, asystenta lub office managera.

Program treningu

Zarządzanie biurem i pracą biura – kto się tym zajmuje

  • Office manager – charakterystyka stanowiska.
  • Rola osoby zarządzającej biurem i komunikacją przełożonego (sekretarki, asystentki, asystenta) w firmie – przykłady.
  • Sekretarka jako firewall i społeczny interface szefa i jako kanał komunikacyjny szefa z podwładnymi.
  • Idealny office manager – jakie ma cechy i nad czym powinien pracować.
  • Znajomość języków obcych i wiedza merytoryczna w pracy sekretarki.

Marka własna sekretarki / office managera

  • Wygląd i prezencja osoby odpowiadającej za biuro – co mówi światu o firmie i przełożonym. Jak powinna wyglądać idealna sekretarka.
  • Mowa ciała i komunikacja niewerbalna oraz ogół zachowań komunikacyjnych.
  • Słownictwo i sposób mówienia: ton głosu i intonacja, zwłaszcza w komunikacji przez telefon.
  • Sekretarka jako ekspert i autorytet dla współpracowników.
  • Wizerunek poza pracą na portalach społecznościowych itp. – na co należy uważać.
  • Wpływ wizerunku osoby prowadzącej biuro na wizerunek firmy.

Savoir vivre w pracy sekretarki / asystentki

  • Normy zachowania w pracy sekretarki wobec przełożonego i współpracowników.
  • Witanie osób umówionych i nieumówionych z szefem. Zasady witania osoby z zewnątrz i łączenia telefonów z zewnątrz.
  • Odmawianie osobom, których nie można połączyć lub umówić z szefem – przykładowe techniki.

Zarządzanie czasem – swoim i przełożonego

  • Organizacja pracy biura przy użyciu technik zarządzania zadaniami i organizacji czasu pracy.
  • Zarządzanie czasem szefa. Sztuka identyfikowania priorytetów i właściwej priorytetyzacji tego, czym zajmie się przełożony.
  • Organizery – elektroniczne i tradycyjne w pracy asystentki. Przykłady użytecznych programów.

Office manager – jego komunikacja i asertywność

  • Osoba zarządzająca biurem jako ważne ogniwo w komunikacji firmowej.
  • Zarządzanie biurem w aspekcie selekcji informacji dla przełożonego.
  • Asertywność i sztuka odmawiania w pracy sekretarki.

Współpraca i komunikacja z przełożonym

  • Pierwsze dni na stanowisku sekretarki / asystenta. Ustalenie warunków współpracy.
  • Każdy szef jest inny – styl pracy przełożonego i jego oczekiwania a wzorce współpracy z asystentem.
  • Codzienna komunikacja z przełożonym – przykłady dobrych i mniej dobrych praktyk.
  • Dostosowanie modelu współpracy do osobowości i stylu działania osób wyżej w hierarchii.
  • Przepływ informacji w biurze: o czym możesz powiedzieć szefowi, a o czym musisz.
  • Polityka prywatności i ochrony danych w pracy: zarządzanie biurem a RODO.

Współpraca z innymi osobami w firmie

  • Delegowanie zadań i komunikacja tego, co ma być zrobione, także osobom z innych działów.
  • Przekazywanie niewygodnych informacji od przełożonego.
  • Informacje zwrotne otoczenia na temat sekretarki i przełożonego – jak na nie reagować.
  • Plotki i inne problemy w komunikacji wewnętrznej.

Organizacja spotkań, konferencji i podróży służbowych

  • Spotkania wewnętrzne w firmie – jaką rolę spełnia na nich office manager.
  • Sekretarka gospodarza jako organizator spotkania – co należy robić i kogo zaprosić.
  • Organizacja imprez firmowych: od koordynacji przygotowań do zarządzania przebiegiem wydarzenia.
  • Planowanie podróży służbowych, zestawianie połączeń i noclegów: od polityki firmy do ograniczeń budżetowych.
  • Rezerwacje noclegów – zasady skutecznej komunikacji z hotelami.
  • Rozliczanie podroży służbowych – o czym trzeba pamiętać.

Trudne sytuacje w pracy sekretarki i bieżącym zarządzaniu biurem:

  • Plotki, intrygi, konflikty. Praca sekretarki a panowanie nad własnymi emocjami.
  • Relacje interpersonalne i szczególnie trudni interesanci – jak sobie z nimi radzić?
  • Wpadki, nieporozumienia i błędy – wytyczne postępowania.

Terminy i ceny

Miejsce i termin najbliższego szkolenia otwartego:

  • Terminy treningów ogłaszane są w miarę spływania zapytań.
  • W przypadku zgłoszenia się osób zainteresowanych, szkolenie może zostać zorganizowane w Warszawie, Krakowie, Poznaniu, Gdańsku, Katowicach, Łodzi i Wrocławiu.
  • Szkolenia otwarte organizowane są we własnych salach lub w centrach biznesowych i hotelach, zlokalizowanych w ścisłych centrach głównych miast.

Koszt udziału 1 uczestnika w szkoleniu otwartym (2 dni, 16 godzin, grupa do 10 uczestników):

  • 1290 zł + 23% VAT
  • Cena szkolenia otwartego zawiera koszt przerw kawowych i lunchów.
  • Przy większej liczbie uczestników cena do negocjacji.

Koszt dwudniowego (16 h) szkolenia zamkniętego na miejscu w firmie
(na terenie całego kraju, termin do uzgodnienia):

  • Wycena indywidualna w zależności od terminu, liczby uczestników i lokalizacji Klienta.