Trening komunikacji specjalistów IT z osobami nietechnicznymi

Rozmowa na temat zawodowy między specjalistą a niespecjalistą, często bywa źródłem problemów komunikacyjnych. To, co klient, szef lub osoba z innego działu zleca, nie zawsze jest dokładnie tym, co rozumiesz jako programista. Z drugiej strony, twoje komunikaty i oczekiwania też nie zawsze są właściwie odczytywane przez osoby z zewnątrz.

Trening pokazuje, w jaki sposób – będąc informatykiem lub inżynierem software – komunikować się z osobami nietechnicznymi: jak poprawnie się do nich zwracać, robić jak najlepsze pierwsze wrażenie, nawiązywać owocne, długofalowe kontakty, rozumieć ich intencje (nawet gdy komunikują je nieprecyzyjnie), mówić ich językiem o swoich problemach i oczekiwaniach, wreszcie jak zarządzać stresem i rozwiązywać konflikty interpersonalne w relacjach z klientami i kolegami.

Dodatkowo dzięki przykładom i ćwiczeniom, szkoleni poznają różnice między myśleniem osób technicznych i nietechnicznych oraz zobaczą, jak przedstawiać ważne w projekcie IT treści tak, by zniwelować ryzyko ich niezrozumienia przez laików. Poznają również sposoby na ograniczenie do minimum nieporozumień w projektach, w których uczestnicy różnią się pod względem branży, wykształcenia lub schematów myślenia.

Najbliższe szkolenia otwarte

• 14-15.09.2023 – Warszawa
• 21-22.09.2023 – Wrocław
• 9-10.10.2023 – Kraków

Szczegóły organizacyjne:

• Szkolenia organizowane są we własnych salach lub w centrach biznesowych i hotelach, zlokalizowanych w największych miastach.
• Maksymalna liczba uczestników: 10 osób na szkoleniu otwartym.
• W trakcie szkolenia uczestnicy otrzymują materiały w formie wydruku, a po szkoleniu certyfikaty poświadczające jego odbycie.
• Cena szkolenia stacjonarnego zawiera koszt przerw kawowych i lunchów.

Koszt udziału 1 uczestnika w szkoleniu otwartym (2 dni, 16 godzin):

• 1980 zł netto + VAT.
• Cena szkolenia otwartego obejmuje koszt przerw kawowych i lunchów.
• Przy większej liczbie uczestników cena do negocjacji.

Koszt dwudniowego (16 h) szkolenia zamkniętego na miejscu w firmie
(na terenie całego kraju, termin do uzgodnienia):

• Wycena indywidualna w zależności od terminu, liczby uczestników i lokalizacji Klienta.

Pierwszy etap treningu (ok. 3-4 godziny zajęć) wprowadza uczestników w zagadnienia porozumiewania się między ludźmi, ze szczególnym uwzględnieniem komunikacji między odbiorcami usług informatycznych i programistycznych (klienci, pracownicy firmy, management) a wykonującymi te usługi specjalistami IT. Uczestnicy dowiadują się, czym różnią się od siebie języki, których używają obie strony, jakie schematy myślowe i komunikacyjne dominują u jednych i drugich; poznają skuteczne narzędzia przezwyciężania tych różnic oraz zobaczą, jak tworzyć zrozumiałe i atrakcyjne dla obu stron przekazy komunikacyjne.

Drugi etap szkolenia to praktyczny trening rozmawiania w gronie osób różniących się profilem zawodowym, przy zachowaniu wymaganej etykiety biznesowej. Uczestnicy przygotowują własne scenariusze rozmów, przeprowadzają je, a następnie otrzymują od grupy i trenera informację zwrotną na temat swych mocnych i słabych stron oraz tego, nad czym powinni skupić się w przyszłości. W przypadku zgody uczestników, ta część może mieć postać treningu z kamerą. Ich rozmowy są wówczas nagrywane, a następnie analizowane indywidualnie lub na forum grupy. W trakcie omawiania ćwiczeń uczestnicy otrzymują informacje zwrotne i rekomendacje w zakresie obszarów do poprawienia i dalszego rozwoju własnych kompetencji komunikacyjnych.

Punkty widzenia osób technicznych i nietechnicznych

• Problemy informatyczne (i inne problemy techniczne) – dlaczego prowadzą do konfliktów komunikacyjnych.
• Punkt widzenia klienta (również klienta wewnętrznego: osoby z innego działu, szefa), czyli jak o problemach informatycznych myślą i mówią osoby spoza branży IT.
  • Świat człowieka nietechnicznego – po co i w jaki sposób zamawiane są rozwiązania („Co ja z tego będę miał?”).
  • Pomysły a ich odniesienie do rzeczywistości. Jak rozumieć intencje, a nie tylko specyfikację.
  • Potrzeby i oczekiwania klienta – kiedy są realne, a kiedy nie, i jak w drugim wypadku komunikować, że się czegoś nie da zrobić.
• Perspektywa inżyniera / informatyka w komunikacji.
  • Profil psychologiczny, style myślenia, przekonania i reakcje programisty.
  • Architektura systemu. Oczekiwania klienta a statyczne i dynamiczne elementy systemu.

Komunikacja na linii informatyk-manager i informatyk-klient

• Co to jest dobra komunikacja? Funkcje komunikacji w firmie i projekcie.
• Mowa ciała, sposób mówienia i dobór słownictwa specjalisty IT – dlaczego są ważne.
• Style i strategie komunikowania – różnice między podejściem informatyków i nieinformatyków do problemu programistycznego.
• Komunikacja z klientem nietechnicznym: podstawowe problemy.
  • Jak zleceniodawca formułuje specyfikację. Schemat komunikacji wymagań.
  • Jak optymalnie przekazywać zleceniodawcy informację, że to, czego sobie życzy, może nie być najlepszym rozwiązaniem problemu.
  • Jak komunikować w sytuacji, gdy nie wiadomo, na kiedy coś się da zrobić, lub ile coś będzie kosztować?
• Problemy komunikacyjne na linii informatyk – nie-informatyk.
  • Jak programista powinien przygotować się do rozmowy z przedstawicielem innej branży? Metody mówienia na przecięciu języków specjalistycznego i niespecjalistycznego.
  • Obiektywne narzędzia komunikacji – schematy, wykresy, prezentacje.
  • Rola precyzji w języku i warunkach w rozmowie z programistą.
  • Aspekty miękkie w zachowaniu specjalisty IT (język ciała, otwarcie na rozmówcę, klaryfikacja, feedback) w komunikacji z osobami z zewnątrz projektu.

Przebieg rozmowy – komponenty pozamerytoryczne

• Niewerbalne aspekty rozmowy.
  • Język ciała dla informatyków: na co przede wszystkim zwracać uwagę
  • Komunikacja niewerbalna w praktyce. Panowanie nad mową ciała. Wyraz twarzy i sposób mówienia.
  • Feedback i utrzymywanie kontaktu z rozmówcą. Rola kontaktu wzrokowego.
• Komunikacja werbalna: treść i sposób przekazu.
  • Techniki i środki komunikacji werbalnej. Jak mówić, by być słuchanym?
  • Odpowiadanie na pytania, radzenie sobie z wątpliwościami rozmówcy.
  • Wciąganie rozmówcy do dyskusji. Odpowiadanie na jego pytania.

Aspekty merytoryczne i trudne sytuacje komunikacyjne

• Język mówienia o problemach informatycznych – różnice z komunikacji managerów, klientów i informatyków
  • Sposób definiowania problemu – różnice i analogie.
  • Specyfikacja tego, co można, a czego nie można zrobić – jak ją przedstawić tak, by druga strona bez problemu zrozumiała.
• Określanie i rozliczanie warunków i elementów kontraktu (co ma być zrobione i na kiedy).
  • Metody mówienia, że czegoś nie można zrobić, lub że nie da się tego zrobić dostatecznie szybko.
  • Pilnowanie, by druga strona dotrzymywała ustaleń. Informacje zwrotne w przypadku niewywiązywania się drugiej strony z kontraktu.
  • Właściwa reakcja na informacje zwrotne i/lub pretensje drugiej strony: uzasadnione i nieuzasadnione.
• Kontakty z trudnym szefem lub klientem.
  • Uporczywy brak konkretów w zleceniu lub wady specyfikacji – jak sobie z nimi radzić.
  • Rozmówca agresywny lub manipulujący: techniki kontroli stresu i spokojnej asertywności.
  • Rozwiązywanie konfliktów i metody odpowiadania komuś, kto twierdzi, że miało być zrobione innego.

• Pracownicy działów IT, informatycy, inżynierowie software i inni specjaliści, kontaktujący się na co dzień z osobami nietechnicznymi.
• Osoby pracujące w innych działach, które mają częste kontakty z pracownikami IT.