Prowadzenie spotkań projektowych w branży IT

Warsztat ma charakter intensywnego treningu umiejętności managerskich i komunikacyjnych managerów zespołów IT, kierowników projektów i Scrum Masterów zakresie prowadzenia i moderacji spotkań. W trakcie szkolenia uczestnik pozna i przećwiczy:

• techniki otwierania i efektywnego prowadzenia spotkań roboczych, scrumowych i projektowych w branży IT,
• zasady zarzadzania czasem a trakcie takich spotkań,
• metody rozwiązywania konfliktów i problemów komunikacyjnych, jakie mogą się pojawić między uczestnikami w trakcie spotkania,
• zasady zbierania informacji zwrotnych od uczestników projektu.

Miejsce i termin najbliższych szkoleń otwartych:

• 14-15.09.2023 – Warszawa
• 25-26.09.2023 – Gdańsk

Szczegóły organizacyjne

• Szkolenia odbywają się we własnych salach lub w centrach konferencyjnych i hotelach, zlokalizowanych w głównych miastach. Cena szkolenia stacjonarnego zawiera koszt przerw kawowych i lunchów.
• Maksymalna liczba uczestników: do 8 osób na otwartym szkoleniu stacjonarnym.
• Istnieje możliwość organizacji szkoleń w formie zamkniętej, zarówno na miejscu u Klienta, jak i w wybranej lokalizacji (również za granicą).

Koszt udziału 1 uczestnika w szkoleniu otwartym (2 dni, 16 godzin):

• Szkolenie stacjonarne: 1890 zł + 23% VAT
• Przy większej liczbie uczestników cena do negocjacji.

Koszt dwudniowego (16 h) szkolenia zamkniętego na miejscu w firmie
(na terenie całego kraju, termin do uzgodnienia):

• Wycena indywidualna w zależności od terminu, liczby uczestników i lokalizacji Klienta.

Zajęcia podzielone są na bloki. Każdy blok składa się z krótkiego wykładu, następującego po nim warsztatu praktycznego oraz części coachingowej.

W trakcie krótkich wykładów uczestnicy zostaną zapoznani z podstawami moderacji spotkań, tworzenia skutecznej agendy oraz metodami zarządzania czasem w trakcie spotkania. Najważniejsze z wymienionych technik są następnie ćwiczone przez uczestników indywidualnie, w parach lub na forum grupy w czasie gier i symulacji spotkań projektowych, które składają się na warsztat praktyczny.

W ramach warsztatu rejestrowane i oglądane będą publiczne wystąpienia uczestników, polegające na prowadzeniu spotkań roboczych i dyskusji. Dzięki temu będą się oni mogli dowiedzieć, jak są postrzegani oraz co w ich wyglądzie, mimice, gestykulacji i artykulacji jest korzystnie odbierane przez innych, a co należy zmienić.

Kolejne ćwiczenia pokażą szkolonym, jak pobudzać uczestników spotkania do aktywności i dyskusji, radzić sobie z tremą, stresem i trudnymi pytaniami, jakie paść mogą w trakcie spotkań oraz pomogą wypracować własne metody działania w sytuacjach trudnych i konfliktowych.

W trakcie podsumowującej warsztaty części coachingowej, każdy z uczestników może dowiedzieć się, jaki jest jego osobisty styl prowadzenia spotkań oraz jaki styl pracy dominuje w jego zespole, by następnie – na drodze dyskusji z trenerem i grupą – wypracować optymalną i unikalną strategię komunikacji z członkami swojego zespołu projektowego.

Uczestnicy szkolenia otrzymują materiały dydaktyczne. Po zakończonym treningu uczestnikom zostaną rozdane imienne certyfikaty, potwierdzające odbycie szkolenia.

Spotkania i moderacja w pracy w projekcie IT

• Definicja spotkania i moderacji. Rola moderatora w trakcie różnych typów spotkań projektowych i scrumowych.
• Style, strategie, reguły i techniki moderowania. Obszary moderacji.
• Autorytet osoby moderującej i jego znaczenie dla efektywności procesu moderacji.

Wstępne planowanie spotkania

• Od czego zaczynamy, czyli zasadność spotkania.
• Cel spotkania, czyli dlaczego zawsze musisz myśleć o tym, co chcesz uzyskać w trakcie.
• Warunki poprawnego sformułowania celów: dlaczego cele powinny być spisane. Kontrola zasadności zaplanowanych działań: analiza S.M.A.R.T.
• Podział celów na krótko- i długoterminowe (perspektywiczne). Ustalenie priorytetów (czyli tego, czym zajmiemy się w pierwszej kolejności).
• Względna ważność i pilność działania na tle innych zadań (matryca Eisenhowera).

Organizacja i przygotowanie do spotkania

• Struktura spotkania grupowego i warsztatu. Organizacja pracy grupy.
• Planowanie spotkania. Wybór i rola miejsca i czasu spotkania.
• Przygotowanie agendy. Wybór kolejności punktów lub tematów do dyskusji. Ustalenie ram czasowych dla tematów i wystąpień.
• Przygotowanie wprowadzenia, własnego wystąpienia lub prezentacji (przedstawienie celów itd.). Dobór metod pracy w grupie, dopasowanych do potrzeb zespołu.

Początek i przebieg spotkania – procedury moderacji

• Rozpoczęcie spotkania – jak zrobić jak najlepsze pierwsze wrażenie i odpowiednio sprofilować wszystko, co nastąpi później.
• Bieżąca kontrola kolejności mówienia. Udzielanie i odbieranie głosu uczestnikom. Sztuka asertywności.
• Przerwy i elementy ludyczne:
• Pytanie o uwagi, opinie i pomysły uczestników.
• Zamykanie spotkania. Podsumowanie i wnioski.

Psychologia w moderacji spotkań

• Zespół jako grupa – psychologia działania grup, pracy w grupie i myślenia grupowego.
• Atmosfera w grupie – jak już w pierwszych minutach spotkania zbudować jak najlepszą.
• Cele i zasady komunikacji w czasie spotkania grupowego i warsztatu. Słuchanie i feedback.
• Monitorowanie zachowań uczestników i poziomu ich uwagi. Jak rozpoznać moment, w którym prawie nikt nie słucha, i co wtedy zrobić.
• Techniki skupiania i wzbudzania uwagi odbiorców oraz angażowania uczestników w dyskusję.
• Klaryfikacja niejasności. Wyjaśnianie zagadnień trudnych lub niezrozumiałych.
• Prezentowanie własnego zdania. Dyskusja różnicy zdań.
• Psychologia wpływu społecznego, czyli przekonywanie innych, by robili, co chcemy.

Planowanie i podział zadań w trakcie spotkania

• Planowanie i kontraktowanie z innymi uczestnikami realizacji zadań w odniesieniu do konkretnego sprintu.
• Typy pracowników w odniesieniu do realizacji zadań, a ich aktywność na spotkaniach.
• Kluczowe błędy przy planowaniu, kontraktowaniu i delegowaniu zadań na spotkaniu.
• Bariery komunikacyjne w zespole na etapie podziału zadań – jak sobie z nimi radzić.

Motywowanie zespołu do działania – przegląd technik i środków

• Główne typy bodźców, jakie motywują ludzi do działania: które z nich pojawiają się w trakcie spotkań zespołowych i jak je wykorzystać będąc szefem zespołu lub projektu IT.
• Motywowanie przez wyzwania. Dlaczego bodźce niematerialne mogą być silniejsze niż pieniądz?
• Spadek motywacji podwładnych w miarę realizacji trudnego projektu – jak sobie z nim radzić.
• Rozmowa z marudami i innymi osobami, które na spotkaniu mogą osłabić morale grupy.

Trudne pytania i informacje zwrotne w trakcie spotkania

• Coaching motywacyjny w trakcie spotkania projektowego. Techniki komunikowania informacji zwrotnych.
• Konstrukcja informacji zwrotnej: model kanapki a asertywne techniki przekazu informacji.
• Scenariusze skutecznych informacji zwrotnych. Opracowanie własnego scenariusza.
• Informacje zwrotne członków zespołu dla szefa lub coacha – jak wyciągać z ludzi rekomendacje dla siebie.

Zarządzanie czasem na spotkaniu. Praktyczna rola agendy.

• Ekonomiczne podejście do czasu: na czym polega kontrola czasu w trakcie spotkania?
• Rola i znaczenie optymalnego gospodarowania czasem. Podstawowe techniki korzystania z agendy.
• Metody wpływania na osoby, które mówią zbyt wiele – rola odpowiedniej struktury pytań i sugestii.
• Techniczne aspekty informowania o czasie uczestnika, który mówi zbyt długo.
• Zamykanie nieproduktywnych dyskusji – podstawowe techniki.
• Sposób bycia i charakter moderatora, a jego skuteczność. Rola opanowania podstawowych zachowań asyertywnych.

Trudności i konflikty oraz metody ich łagodzenia

• Trudne sytuacje w trakcie spotkań – jak sobie z nimi radzić.
• Skomplikowany lub trudny temat rozmowy i sposoby przekazywania negatywnych informacji.
• Konflikty z uczestnikami spotkania lub między nimi oraz sposoby ich rozładowania.
• Techniki rozwiązywania konfliktów między uczestnikami. Koło konfliktów i metody mediacji.
• Przełamywanie milczenia i impasu w dyskusji.

Ja w roli moderatora

• Jakim jestem moderatorem – analiza mocnych i słabych stron własnej osoby.
• Identyfikacja najważniejszych obszarów pracy z grupą lub tematem. Ocena własnych kompetencji na polu prowadzenia spotkań własnego zespołu.
• Wypracowanie krótko- i długofalowych rekomendacji dla siebie jako moderatora spotkań projektowych lub scrumowych.
• Techniki skutecznego realizowania postanowień i rekomendacji na polu moderowania grup.

• Kierownicy zespołów IT, zespołów projektowych, zespołów scrumowych.
• Managerowie i osoby zarządzające z branży IT.
• Pracownicy IT uczestniczący w takich spotkaniach.