Prowadzenie spotkań projektowych w branży IT

Korzyści ze szkolenia

W trakcie szkolenia uczestnik pozna i przećwiczy:

• techniki moderacji i efektywnego prowadzenia spotkań roboczych i projektowych w branży IT,
• zasady rozmawiania z pracownikami, którzy zgłaszają problemy,
• techniki prowadzenia rozmów coachingowych,
• metody rozwiązywania konfliktów i problemów między uczestnikami w trakcie spotkania,
• zasady prowadzenia rozmów i wyciągania z rozmówców informacji o ich motywach i oczekiwaniach,
• techniki zarządzania czasem w trakcie spotkania zespołu.

Adresaci

• Kierownicy zespołów IT, zespołów projektowych, zespołów scrumowych.
• Managerowie i osoby zarządzające z branży IT.
• Pracownicy IT uczestniczący w takich spotkaniach.

Informacje organizacyjne

Miejsce i termin najbliższych szkoleń otwartych:

• Terminy treningów ogłaszane są w miarę spływania zapytań.
• Miasta, w których organizowane są szkolenia otwarte: Warszawa, Wrocław, Kraków, Katowice, Poznań, Gdańsk.
• Szkolenia otwarte organizowane są we własnych salach lub w centrach biznesowych i hotelach, zlokalizowanych w ścisłych centrach głównych miast.

Koszt udziału 1 uczestnika w szkoleniu otwartym (2 dni, 16 godzin):

• 1400 zł netto / 1722 zł brutto.
• Cena szkolenia otwartego obejmuje koszt przerw kawowych i lunchów.
• Przy większej liczbie uczestników cena do negocjacji.

Koszt dwudniowego (16 h) szkolenia zamkniętego na miejscu w firmie
(na terenie całego kraju, termin do uzgodnienia):

• 4800 zł netto / 5904 zł brutto za cały trening – bez względu na liczbę uczestników,
• Przy grupach poniżej 10 osób – rabat 15 procent.
• Dla zleceń powyżej 2 dni – dodatkowe rabaty.

Metody pracy

Szkolenie ma charakter treningu zamkniętego, wykonywanego na miejscu e siedzibie Klienta. Składa się z pięciu bloków tematycznych. W skład każdego bloku wchodzi część wykładowa (wstęp teoretyczny) i warsztatowa (trening praktyczny, minimum 60 proc. każdego z bloków). W ramach warsztatu (który, jeśli Klient sobie życzy, może zostać zrealizowany przed kamerą) osoby uczestniczące wykonują indywidualnie i w zespołach ćwiczenia, które pozwolą im się sprawdzić w roli moderatora oraz rozwinąć kluczowe kompetencje w dziedzinie prowadzenia i moderowania spotkań grupowych.

W trakcie szkolenia uczestnicy otrzymują materiały dydaktyczne, podsumowujące i rozwijające omawiane zagadnienia. Po zakończeniu treningu każdy z uczestników otrzymuje certyfikat, potwierdzający udział w treningu. Certyfikat zawiera m.in. skrócony program szkolenia.

Program treningu

Spotkania i moderacja – wprowadzenie

• Definicja spotkania i moderacji. Rola moderatora w trakcie różnych typów spotkań projektowych i scrumowych.
• Style, strategie, reguły i techniki moderowania. Obszary moderacji.
• Autorytet osoby moderującej i jego znaczenie dla efektywności procesu moderacji.

Wstępne planowanie spotkania

• Od czego zaczynamy, czyli zasadność spotkania.
• Cel spotkania, czyli dlaczego zawsze musisz myśleć o tym, co chcesz uzyskać w trakcie.
• Warunki poprawnego sformułowania celów: dlaczego cele powinny być spisane. Kontrola zasadności zaplanowanych działań: analiza S.M.A.R.T.
• Podział celów na krótko- i długoterminowe (perspektywiczne). Ustalenie priorytetów (czyli tego, czym zajmiemy się w pierwszej kolejności).
• Względna ważność i pilność działania na tle innych zadań (matryca Eisenhowera).

Organizacja i przygotowanie do spotkania

• Struktura spotkania grupowego i warsztatu. Organizacja pracy grupy.
• Planowanie spotkania. Wybór i rola miejsca i czasu spotkania.
• Przygotowanie agendy. Wybór kolejności punktów lub tematów do dyskusji. Ustalenie ram czasowych dla tematów i wystąpień.
• Przygotowanie wprowadzenia, własnego wystąpienia lub prezentacji (przedstawienie celów itd.). Dobór metod pracy w grupie, dopasowanych do potrzeb zespołu.

Początek i przebieg spotkania – procedury moderacji

• Rozpoczęcie spotkania – jak zrobić jak najlepsze pierwsze wrażenie i odpowiednio sprofilować wszystko, co nastąpi później.
• Bieżąca kontrola kolejności mówienia. Udzielanie i odbieranie głosu uczestnikom. Sztuka asertywności.
• Przerwy i elementy ludyczne:
• Pytanie o uwagi, opinie i pomysły uczestników.
• Zamykanie spotkania. Podsumowanie i wnioski.

Psychologia w moderacji spotkań

• Zespół jako grupa – psychologia działania grup, pracy w grupie i myślenia grupowego.
• Atmosfera w grupie – jak już w pierwszych minutach spotkania zbudować jak najlepszą.
• Cele i zasady komunikacji w czasie spotkania grupowego i warsztatu. Słuchanie i feedback.
• Monitorowanie zachowań uczestników i poziomu ich uwagi. Jak rozpoznać moment, w którym prawie nikt nie słucha, i co wtedy zrobić.
• Techniki skupiania i wzbudzania uwagi odbiorców oraz angażowania uczestników w dyskusję.
• Klaryfikacja niejasności. Wyjaśnianie zagadnień trudnych lub niezrozumiałych.
• Prezentowanie własnego zdania. Dyskusja różnicy zdań.
• Psychologia wpływu społecznego, czyli przekonywanie innych, by robili, co chcemy.

Planowanie i podział zadań w trakcie spotkania

• Planowanie i kontraktowanie z innymi uczestnikami realizacji zadań w odniesieniu do konkretnego sprintu.
• Typy pracowników w odniesieniu do realizacji zadań, a ich aktywność na spotkaniach.
• Kluczowe błędy przy planowaniu, kontraktowaniu i delegowaniu zadań na spotkaniu.
• Bariery komunikacyjne w zespole na etapie podziału zadań – jak sobie z nimi radzić.

Motywowanie zespołu do działania – przegląd technik i środków

• Główne typy bodźców, jakie motywują ludzi do działania: które z nich pojawiają się w trakcie spotkań zespołowych i jak je wykorzystać będąc szefem zespołu lub projektu IT.
• Motywowanie przez wyzwania. Dlaczego bodźce niematerialne mogą być silniejsze niż pieniądz?
• Spadek motywacji podwładnych w miarę realizacji trudnego projektu – jak sobie z nim radzić.
• Rozmowa z marudami i innymi osobami, które na spotkaniu mogą osłabić morale grupy.

Trudne pytania i informacje zwrotne w trakcie spotkania

• Coaching motywacyjny w pracy szefa zespołu / projektu. Techniki komunikowania informacji zwrotnych.
• Konstrukcja informacji zwrotnej: model kanapki a asertywne techniki przekazu informacji.
• Scenariusze skutecznych informacji zwrotnych. Opracowanie własnego scenariusza.
• Informacje zwrotne członków zespołu dla szefa lub coacha – jak wyciągać z ludzi rekomendacje dla siebie.

Zarządzanie czasem na spotkaniu. Praktyczna rola agendy.

• Ekonomiczne podejście do czasu: na czym polega kontrola czasu w trakcie spotkania?
• Rola i znaczenie optymalnego gospodarowania czasem. Podstawowe techniki korzystania z agendy.
• Metody wpływania na osoby, które mówią zbyt wiele – rola odpowiedniej struktury pytań i sugestii.
• Techniczne aspekty informowania o czasie uczestnika, który mówi zbyt długo.
• Zamykanie nieproduktywnych dyskusji – podstawowe techniki.
• Sposób bycia i charakter moderatora, a jego skuteczność. Rola opanowania podstawowych zachowań asyertywnych.

Trudności i konflikty oraz metody ich łagodzenia

• Trudne sytuacje w trakcie spotkań – jak sobie z nimi radzić.
• Skomplikowany lub trudny temat rozmowy i sposoby przekazywania negatywnych informacji.
• Konflikty z uczestnikami spotkania lub między nimi oraz sposoby ich rozładowania.
• Techniki rozwiązywania konfliktów między uczestnikami. Koło konfliktów i metody mediacji.
• Przełamywanie milczenia i impasu w dyskusji.

Ja w roli moderatora

• Jakim jestem moderatorem – analiza mocnych i słabych stron własnej osoby.
• Identyfikacja najważniejszych obszarów pracy z grupą lub tematem. Ocena własnych kompetencji na polu prowadzenia spotkań własnego zespołu.
• Wypracowanie krótko- i długofalowych rekomendacji dla siebie jako moderatora spotkań projektowych lub scrumowych.
• Techniki skutecznego realizowania postanowień i rekomendacji na polu moderowania grup.