Organizacja czasu pracy

Celem szkolenia jest rozwinięcie kompetencji pracowników w zakresie organizacji własnego czasu pracy. Dodatkowym celem szkolenia jest rozszerzenie wiedzy i umiejętności uczestników w zakresie technik motywowania samego siebie i radzenia sobie z przeładowaniem obowiązkami.

Dodatkowo w trakcie szkolenia uczestnik pozna i przećwiczy:

• teorię zarządzania czasem i projektami,
• metody delegowania zadań,
• sposoby motywowania siebie i innych do terminowej realizacji zaplanowanych działań.
• techniki radzenia sobie z czynnikami rozpraszającymi.

Szkolenie trwa 2 dni – 16 godzin. Składa się z części teoretycznej (krótkie wykłady z zakresu psychologii emocji i motywacji, teorii zarządzania czasem i projektami oraz metod delegowania zadań) oraz treningu praktycznego (min. 60 proc. czasu szkolenia).

W trakcie warsztatu praktycznego uczestnicy ćwiczą metody planowania własnej pracy oraz terminowej realizacji zaplanowanych działań. Ćwiczeniom towarzyszą burze mózgów i dyskusje nad metodami radzenia sobie z niedoborami motywacji i czynnikami rozpraszającymi.

Po zakończeniu treningu uczestnicy otrzymują certyfikaty, potwierdzające odbycie szkolenia. Na życzenie może również zostać przygotowany raport podsumowujący zaprezentowane na zajęciach kompetencje uczestników i zawierający rekomendacje w zakresie dalszego rozwoju ich umiejętności.

Organizacja czasu pracy – podstawy teoretyczne

• Ekonomiczne podejście do czasu: na czym polega optymalna organizacja pracy?
• Rola i znaczenie optymalnego planowania realizacji zadań.
• Zagrożenia związane z nieefektywnym organizowaniem pracy: prawo Parkinsona.
• Najczęstsze sposoby organizowania czasu pracy i ich wady.

Analiza własnego stylu pracy

• Jak wygląda mój dzień w pracy – na co poświęcam najwięcej czasu, na co go marnotrawię?
• Ocena dotychczasowej produktywności: co mi idzie świetnie, z czym się nie wyrabiam, z jakimi zadaniami i aktywnościami mam problemy?
• Określenie warunków idealnych: co chciałbym zmienić w moim planowaniu zadań i sposobie pracy?

Podstawowe metody organizowania czasu pracy

• Lista zadań do wykonania.
• Lista zadań z priorytetami A, AA i AAA.
• Ocena zasadności działań: matryca Eisenhowera.
• Dzienne listy zadań: metoda kalendarza.
• Metoda systemowa: GTD.

Wyznaczanie celów

• Definiowanie celów w życiu i pracy.
• Kontrola zasadności zaplanowanych celów: analiza S.M.A.R.T.
• Ocena adekwatności celów: reguła Pareto i metoda ABC.
• Podział celów na krótko- i długoterminowe (perspektywiczne).
• Wstępne szacowanie kosztu i czasu realizacji celu.

Zarządzanie zadaniami

• Cel jako projekt do realizacji: strategia Vonneguta.
• Podział celu na zadania. Stworzenie struktury podziału pracy (WBS).
• Wykres Gannta przy planowaniu czasu na dane zadanie.
• Definiowanie ram czasowych całego projektu: metoda ALPEN.
• Praca z kalendarzem w zarządzaniu zadaniami.
• Organizacja konkretnego dnia w pracy.

Bieżąca organizacja pracy

• Kolekcjonowanie spraw bieżących.
• Analiza zasadności konkretnego działania.
• Porządkowanie spraw, ustalanie terminów.
• Regularny przegląd zadań do wykonania.
• Właściwa realizacja konkretnego zadania.

Delegowanie i organizowanie pracy pracowników

• Organizacja czasu pracy podwładnego. Planowanie obsady zadaniowej w konkretnym projekcie.
• Delegowanie zadań pracownikowi. Kluczowe błędy przy delegowaniu – jak ich uniknąć.
• Monitoring postępów pracy. Rozliczanie siebie i innych z wykonanych zadań.
• Asertywność w delegowaniu, czyli co robić z pracownikiem, który broni się przed zadaniem.

Realizacja zaplanowanych zadań

• Planowanie pracy: kolejność zadań i jej wpływ na motywację.
• Praca pod presją czasu – wpływ adrenaliny na szybkość i jakość wykonania zadania.
• Jak zabrać się do wyzwań bez adrenaliny – sztuczki z motywowaniem samego siebie.
• System kar i nagród – jak wybrać odpowiedni i co zrobić, by się sprawdził.
• Kontrola postępu prac przy realizowaniu projektu. Wyznaczanie terminów realizacji i sankcji za ich niedotrzymanie (walka z odkładaniem na później).
• Dlaczego pora ma znaczenie: krzywa sprawności umysłowej i jej wpływ na nasze działania.

Zagrożenia dla dobrej organizacji czasu pracy

• Odwlekanie. Tendencja do odsuwania zadania w czasie (nerwowość, osobowość typu A) i sposoby jej przezwyciężania.
• Rozpraszacze i dystraktory w pracy. Jak identyfikować i eliminować własnych „złodziei czasu”.
• Technika pomidora i inne sposoby kontroli nad tym, co w danej chwili robimy.

Organizacja spotkania roboczego

• Dlaczego spotkania zajmują przeważnie więcej, niż byśmy chcieli – i co z tym robić.
• Przygotowanie spotkania w zgodzie z zasadami ekonomii czasu. Rola agendy.
• Bieżąca kontrola przebiegu spotkania i stopnia realizacji jego planu.
• Listy kontrolne oraz arkusze robocze, czyli metody przyspieszania spotkań.

Ćwiczenia i praca własna uczestników

• Organizacja pracy podwładnego: tworzenie grafika zadań.
• Planowanie własnego dnia pracy z uwzględnieniem krzywej sprawności umysłowej w ciągu dnia.
• Przygotowanie spotkania w zgodzie z zasadami gospodarowania czasem.

• Kadra zarządzająca.
• Managerowie.
• Kierownicy projektów.
• Liderzy zespołów.

Miejsca i terminy szkoleń:

• Terminy treningów ogłaszane są w miarę spływania zapytań.
• W przypadku zgłoszenia się osób zainteresowanych, szkolenie może zostać zorganizowane w Warszawie, Krakowie, Poznaniu, Gdańsku, Katowicach, Łodzi i Wrocławiu.
• Szkolenia otwarte organizowane są we własnych salach lub w centrach biznesowych i hotelach, zlokalizowanych w ścisłych centrach głównych miast.

Koszt udziału 1 uczestnika w szkoleniu otwartym (2 dni, 16 godzin, grupa do 10 uczestników):

• 1890 zł + 23% VAT
• Cena szkolenia otwartego zawiera koszt przerw kawowych i lunchów.
• Przy większej liczbie uczestników cena do negocjacji.

Koszt dwudniowego (16 h) szkolenia zamkniętego na miejscu w firmie (na terenie całego kraju, termin do uzgodnienia):

• Wycena indywidualna w zależności od terminu, liczby uczestników i lokalizacji Klienta.