Cele, priorytety, zarządzanie czasem

Celem szkolenia jest rozwinięcie kompetencji pracowników w zakresie zarządzania czasem, priorytetyzowania celów i zadań oraz organizacji czasu pracy. Dodatkowym celem szkolenia jest rozszerzenie wiedzy i umiejętności uczestników w zakresie technik motywowania samego siebie i radzenia sobie z przeładowaniem obowiązkami.

Dodatkowo w trakcie szkolenia uczestnik pozna i przećwiczy:

• metody planowania własnej pracy oraz terminowej realizacji zaplanowanych działań,
• sposoby radzenia sobie z niedoborami motywacji i czynnikami rozpraszającymi.

Szkolenie ma wymiar dwóch dni (16 godzin) i składa się z części teoretycznej oraz treningu praktycznego (min. 60 proc. czasu szkolenia). Część teoretyczną stanowią mini-wykłady z zakresu teorii zarządzania czasem, projektami i zadaniami oraz psychologii emocji i motywacji.

W trakcie warsztatu praktycznego uczestnicy ćwiczą metody planowania własnej pracy oraz terminowej realizacji zaplanowanych działań. Ćwiczeniom towarzyszą burze mózgów i dyskusje nad metodami radzenia sobie z niedoborami motywacji i czynnikami rozpraszającymi.

Po zakończeniu treningu uczestnicy otrzymują certyfikaty, potwierdzające odbycie szkolenia. Na życzenie może również zostać przygotowany raport podsumowujący zaprezentowane na zajęciach kompetencje uczestników i zawierający rekomendacje w zakresie dalszego rozwoju ich umiejętności.

Zarządzanie czasem i zadaniami – podstawy teoretyczne

• Ekonomiczne podejście do czasu: na czym polega optymalna organizacja czasu?
• Podstawowe strategie i metody w zarządzaniu czasem i zadaniami.
• Rola i znaczenie optymalnego gospodarowania czasem:
  • Jakie korzyści biznesowe przynosi efektywne wykorzystanie czasu.
  • Społeczne i międzyludzkie implikacje punktualności i systematyczności.

Analiza dotychczasowego sposobu organizowania czasu

• Jak wygląda mój dzień w pracy – na co poświęcam najwięcej czasu, na co go marnotrawię?
• Ocena dotychczasowej produktywności: co mi idzie świetnie, z czym się nie wyrabiam, z jakimi zadaniami i aktywnościami mam problemy?
• Określenie warunków idealnych: co chciałbym zmienić w moim planowaniu zadań i sposobie pracy?
• Motywacja – czego mi brakuje, by motywować się do właściwego zarządzania zadaniami i ich realizacją.

Podstawowe metody organizowania czasu pracy

• Lista zadań do wykonania.
• Lista zadań z priorytetami A, AA i AAA.
• Ocena zasadności działań: matryca Eisenhowera.
• Dzienne listy zadań: metoda kalendarza.
• Metody systemowe.

Wyznaczanie celów

• Cel jako główny warunek skuteczności: dlaczego zawsze musisz myśleć o tym, co chcesz uzyskać.
• Warunki poprawnego sformułowania celu: dlaczego każdy ważny cel powinien być zapisany.
• Kontrola zasadności zaplanowanych celów: analiza S.M.A.R.T.
• Ocena adekwatności celów: reguła Pareto i metoda ABC.
• Podział celów na krótko- i długoterminowe (perspektywiczne).
• Wstępne szacowanie kosztu i czasu realizacji celu.

Tworzenie listy priorytetów

• Jak ustalać priorytety: analiza i hierarchizacja celów.
• Względna ważność i pilność działania na tle innych zadań (matryca Eisenhowera).
• Priorytetyzacja zadań. Techniki ustalania wagi realizowanego działania.
• Co robimy z rzeczami spoza listy priorytetów: rola delegowania i zapominania.

Zarządzanie projektami

• Cel jako projekt: operacjonalizacja celu.
  • Wstępne określenie ram czasowych celu i działań, które mają do niego doprowadzić: strategia Vonneguta.
  • Cel jako projekt do realizacji. Podział projektu na zadania.
  • Struktura podziału pracy (WBS) przy realizacji konkretnych zadań. Zasady tworzenia poprawnego WBS.
  • Ćwiczenie: tworzenie przykładowego WBS.
• Planowanie realizacji stworzonego projektu.
  • Czasowy i personalny podział zadań: harmonogram Gannta.
  • Etapy tworzenia wykresu Gannta.
  • Zdefiniowanie ilości czasu, potrzebnego na każde z zadań: metoda ALPEN.
  • Praca z kalendarzem: planowanie w perspektywie miesięcy, tygodni, dni i godzin.
• Metoda kalendarza w praktyce.
  • Założenia i podstawowe zasady metody.
  • Elementy i etapy pracy: zbieranie, analiza, porządkowanie, przegląd i realizacja.
  • Jak zarządzać czasem z wykorzystaniem kalendarza: co i jak zapisywać.

Realizacja zaplanowanych zadań

• Jak realizować to, co zaplanowaliśmy: techniki automotywacji.
• Praca pod presją czasu – wpływ adrenaliny na szybkość i jakość wykonania zadania.
• Jak zabrać się do wyzwań bez adrenaliny – sztuczki z motywowaniem samego siebie.
• System kar i nagród – jak wybrać odpowiedni i co zrobić, by się sprawdził.
• Podejście behawioralno-poznawcze (zmiana schematów myślenia i reagowania) w motywowaniu siebie.
• Kontrola nakładów czasowych i postępu prac przy realizowaniu projektu.

Czynniki utrudniające zarządzanie sobą w czasie

• Bariery psychologiczne, czyli które poglądy i przyzwyczajenia powinniśmy zmienić.
• Rozpraszacze uwagi w pracy (internet, współpracownicy itp.).
  • Jak zidentyfikować własnych „złodziei czasu”.
  • Metody zwiększania sumienności poprzez eliminację czynników rozpraszających.
  • Sposoby radzenia sobie z dystraktorami wewnętrznymi. Rola właściwego systemu „nagród”.
  • Techniki i metody radzenia sobie z dystraktorami zewnętrznymi (inni ludzie, media, internet).
• Prokrastynacja (odwlekanie działania) i sposoby jej przezwyciężania.
  • Podstawowe zasady odwlekania: prawa Parkinsona.
  • Osobowościowe uwarunkowania skłonności do odsuwania zadania w czasie: stres, nerwowość, osobowość typu A.
  • Psychologia planowania w walce z prokrastynacją: plany szczegółowe i przez rozbicie obowiązków.
  • Delegowanie i monitoring. Rozliczanie siebie i innych z wykonanych zadań.
  • Automotywacja, czyli jak dobrać sobie nagrodę, która zmusi nas do pracy.
  • Kolejność zadań i jej wpływ na motywację: jak ustawiać zadania, by zminimalizować szanse na marnotrawstwo czasu.

Stres i jego wpływ na produktywność.

• Praca pod presją czasu – wpływ adrenaliny na szybkość i jakość wykonania zadania.
• Nadmiar stresu jako czynnik utrudniający skuteczne zarządzanie czasem.
• Przyczyny stresu w życiu zawodowym: terminy, niepewność jutra, emocje.
• Konflikty, ich wpływ na gospodarowanie czasem
  • Trudne sytuacje międzyludzkie a zarządzanie czasem – jak godzić jedno z drugim.
  • Trudności i konflikty oraz sposoby ich rozładowania.
• Inne pozazadaniowe stresory w pracy – jak sobie z nimi radzić.
• Asertywność – jak nie tracić czasu na nieważne rzeczy, o które proszą nas inni, i nie stresować się odmawianiem.

Zagadnienia specjalne

• Rytmy dobowe i ich wpływ na gospodarowanie czasem.
  • Dlaczego pora dnia ma znaczenie: krzywa sprawności umysłowej i jej wpływ na koncentrację i produktywność.
  • Organizowanie dnia pracy w zgodzie z własnym zegarem biologicznym.
• Ekonomia planowania – jak sprawić, by nie zajmowało ono więcej czasu, niż wykonanie zadania.
• Zarządzanie czasem w warunkach kryzysowych.
• Organizacja czasu w trakcie spotkania roboczego. Rola agendy.

Plan zmiany osobistej (ćwiczenia i praca własna uczestników)

• Jak podnieść swoją efektywność w zakresie planowania i organizacji pracy – podstawowe reguły.
  • Tworzenie własnych list celów. Wyznaczanie priorytetów.
  • Planowanie dnia pracy: aktywność indywidualna uczestników. Dodatkowe uwagi i wskazówki dotyczące praktycznego planowania wybranych aktywności.
• Wprowadzanie planu w życie.
  • Hierarchia zmian: co i od kiedy wprowadzam w życie i jak to potem kontroluję.
  • Wypracowanie długotrwałych zmian w oparciu o metodę kalendarza lub bazujący na niej software.
  • Programowanie swoich przyszłych działań w zgodzie z zasadami zarządzania czasem.

Szkolenie skierowane jest do osób, które

• czują, że nie radzą sobie z zadaniami, które wykonują pod presją czasu,
• marzą o tym, by stać się osobą sumienną, punktualną i systematyczną,
• chcą zacząć się na bieżąco wyrabiać z terminami lub choćby złapać wytchnienie w życiu prywatnym i zawodowym,
• pragną opanować zasady i techniki skutecznego planowania i priorytetyzowania prowadzonych projektów,
• chcą nauczyć się, jak wzbudzać w sobie motywację do wykonywania trudnych i nieprzyjemnych zadań.

Miejsca i terminy szkoleń:

• Terminy treningów ogłaszane są w miarę spływania zapytań.
• W przypadku zgłoszenia się osób zainteresowanych, szkolenie może zostać zorganizowane w Warszawie, Krakowie, Poznaniu, Gdańsku, Katowicach, Łodzi i Wrocławiu.
• Szkolenia otwarte organizowane są we własnych salach lub w centrach biznesowych i hotelach, zlokalizowanych w ścisłych centrach głównych miast.

Koszt udziału 1 uczestnika w szkoleniu otwartym (2 dni, 16 godzin, grupa do 10 uczestników):

• 1890 zł + 23% VAT
• Cena szkolenia otwartego zawiera koszt przerw kawowych i lunchów.
• Przy większej liczbie uczestników cena do negocjacji.

Koszt dwudniowego (16 h) szkolenia zamkniętego na miejscu w firmie (na terenie całego kraju, termin do uzgodnienia):

• Wycena indywidualna w zależności od terminu, liczby uczestników i lokalizacji Klienta.